販売管理システムの乗り換え

販売管理システムの乗り換え

別の販売管理システムへ乗り換える理由

よく聞く理由を5つご紹介しました。
販売管理システムは経営者はもちろん、営業担当者や購買担当者、経理担当者など社内のより多くの人が利用することで効果を発揮します。会社の規模や運用方針にもよりますが、昨今はネットワーク版やクラウド版の需要が高くなっています。

販売管理システムを乗り換えたときの問題点

今使用している販売管理システムには、得意先マスタや商品マスタはもちろんのこと、過去の販売履歴や仕入履歴が蓄積されていますよね。
これらのデータは貴重な財産です。
お客様の取扱商品が耐久消費財なら、保守や修理のために過去の取引内容を検索できるシステムが必要なことでしょう。
比較的短期間で消費する商品を販売する場合でも、季節毎の販売動向の予測や今後の仕入数の決定などに過去の販売データを活用されているのではないでしょうか。
これらのデータはできるかぎり、別の販売管理システムへ移行したいものです。
ほとんどの販売管理システムには「インポート」「エクスポート」機能が搭載されていますので、今お使いの販売管理システムがデータのテキスト出力、Excel出力が可能なものなら、データを移行することができます。

データをインポート・エクスポートできる主な販売管理システム

これらの販売管理システムは、得意先マスタや商品マスタをはじめ、売上伝票・仕入伝票などの伝票データもインポート・エクスポートが可能です。

上記システムは一例で、それ以外のシステムにもインポート・エクスポート機能が搭載されているものがほとんどです。

別の販売管理システムに移すデータの範囲

過去の対応実績として、販売管理システムの乗り換えに伴うデータ移行をサポートした際の、作業内容をご紹介します。
※販売管理システムの移行作業は、基本的にはインストラクターが操作サポートを行い、実際の作業はお客様にて実施いただく形となります。

マスタのみ移行する

このタイプが一番多いかもしれません。
主な販売管理のパッケージシステムはマスタデータはもちろん伝票データもエクスポートできますが、別の販売管理システムへインポートするためには今使っている販売管理システムからエクスポートしたデータを移行先の販売管理システムのインポート形式に加工する必要があります。
得意先マスタや商品マスタなどマスタ関連は、比較的簡単な作業で加工できますが、売上伝票や仕入伝票など伝票データを別の販売管理システムのインポート形式に変換する作業は複雑なため、難易度が高くなります。
そのため、新たな販売管理システムには得意先マスタや商品マスタのみ移行してゼロから取引の入力をはじめる、という方法をとると比較的簡単な作業で乗り換えることができます。

※使用している項目のみ

マスタと売上伝票と仕入伝票のみ移行し、開始残高を調整する

過去の売上履歴と仕入履歴の移行は必須条件だが、なるべく時間や労力をかけたくない。
という場合に選ばれる方法です。
得意先マスタや商品マスタなどマスタ関連と売上伝票と仕入伝票だけを移行します。
入金伝票・出金伝票・在庫振替伝票などのデータを移行対象から除外しますので、全てのデータを移行する場合に比べると時間や労力を抑えることができます。
しかしこの方法を採ると、売掛金残高・買掛金残高・在庫数が今使っている販売管理システムの数値とは違う状態になってしまうので新たな販売管理システムでの入力開始日時点の数値を強制的に修正します。
ちなみにこの場合の売掛金の残高が正しくならない理由は入金伝票を移行しないからばかりではありません。
消費税を計上するタイミングを請求時にしている場合は、締め処理を実行することで消費税額が計上されます。
締め処理の情報移行は、システムによりインポートできるものとできないものがあります。締め処理の情報のインポート機能がないシステムでは、締め処理の作業を過去から入力開始月まで順番に手作業で行っていく必要があります。移行するデータのボリュームにもよりますが、時間を要するため、労力に見合うかが作業を行うかどうかの判断となります。

※使用している項目のみ

その他

お客様のご希望に応じてマスタデータ以外の移行サポートも対応いたします。

※帳票レイアウタの移行に関しては、作成代行も承っております。

現在ご使用中の販売管理システムからの乗り換えやデータ移行を検討されている場合は、お気軽にご相談ください。